Un comprador corporativo recibe dos propuestas para el mismo grupo, el mismo destino, la misma cantidad de noches. Abre el Excel, va directo a la última fila, compara el total en dólares. Gana el número más bajo. Fin de la decisión.
Ese es el error. Y en 28 años armando programas de incentivos en AV Business & Communication, es uno de los más caros que le vimos cometer a un cliente.
La bicicleta y el helicóptero
Un ejemplo concreto, de esos que se usan seguido en las reuniones con clientes. Un paseo en helicóptero puede costar 350 dólares por persona. Un city tour en bicicleta, con el mismo grupo y el mismo destino, sale 45 dólares por persona. Las dos actividades llenan una mañana entera. Las dos aparecen en el Excel como “actividad de medio día”.
Si dos proveedores cotizan el mismo programa y uno incluyó el helicóptero mientras el otro puso la bicicleta, comparar únicamente el total final es comparar dos cosas que no son comparables. Nadie arma esa trampa a propósito. Se arma sola, en la fila de abajo, donde el detalle desaparece.
Lo mismo pasa con una cena. Tres pasos con una botella de vino de calidad cada cuatro personas no cuesta lo mismo que dos platos con una milanesa, papas fritas y un tiramisú. Las dos figuran como “cena de grupo” en la planilla. El total final las esconde a ambas por igual.
Los presupuestos de 2019 ya no existen
Parte del problema es que muchas empresas siguen comparando con una foto vieja. En promedio, todo cuesta hoy un 25% más que en 2019. Una compañía que definía 5.000 dólares por persona para armar algo creativo en Europa, con esos mismos 5.000 dólares hoy ya no puede sostener el mismo nivel de creatividad. El presupuesto quedó desactualizado, pero la expectativa del programa no.
Ahí es donde entra el trabajo real del intermediario: no importa tanto lo que el cliente quiere, importa lo que se le puede ofrecer con el presupuesto real que tiene. La alternativa no es bajar la calidad en silencio. Es explicarle al cliente, con números, qué perdió ese presupuesto en tres años y qué opciones quedan disponibles con lo que realmente hay para gastar.
Lo que la fila del total no muestra
Cuando dos Excels compiten solo por el número final, quedan afuera las preguntas que definen la experiencia real del grupo:
→ ¿La habitación es individual o compartida?
→ ¿El vino de la cena es el mínimo aceptable o uno que un sommelier recomendaría?
→ ¿La actividad de la tarde es algo que el participante podría armar solo desde una app, o es algo que solo existe para ese grupo?
→ ¿El traslado incluye asistencia en destino, o es un remise sin nadie que resuelva un imprevisto a las diez de la noche?
Ninguna de esas preguntas aparece en la última fila de la planilla. Y sin embargo son las que terminan definiendo si el viaje se recuerda como una experiencia de nivel o como un trámite con paisaje.
Cómo comparar bien
Comparar presupuestos de incentivos no es una tarea de Excel. Es una tarea de criterio. Antes de mirar el total, conviene pedir el detalle de cada línea: qué actividad puntual, qué categoría de restaurante, qué tipo de habitación, qué nivel de asistencia en destino. Recién ahí dos propuestas se pueden comparar de verdad.
En AV Business & Communication armamos presupuestos con esa lógica desde hace 28 años: no vendemos el número más bajo, vendemos la experiencia que ese número puede sostener. Si tu empresa está comparando propuestas de un viaje de incentivo y no sabe bien qué mirar además del total, podemos ayudarte a leer la letra chica.
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